Pendekatan- Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi Yang Efektif

Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif 

Komunikasi merupakan kunci utama dalam koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi.semakin banyak hal – hal yang tidak pasti pada koordinasi maka akan semakin banyak pula informasi yang harus kita dapatkan.karena pada dasarnya koordinasi itu sendiri merupakan pemrosessan infornasi yang terorganisasi. Ada tiga macam pendekatan koordinasi yaitu :

            1. Mekanisme Teknik Manajemen Dasar.

            Rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan

            aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan

            koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.

                        - Aturan dan prosedur.

                          Merupakan keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk

                          menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi                                       peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin. 

                        - Rencana dan penetapan tujuan. 

                           Untuk pengembangannya dapat digunakan untuk

                          pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap

                          sasaran-sasaran yang sama.hal ini diperlukan bila aturan dan prosedur                               tidak dapat lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk                                 mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

          

              2. Meningakatkan koordinasi potensial.

             Untuk meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan apabila terdapat                  banyak macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas

            dalam ukuran dan fungsi.Hal ini dapat ditingkatkan melalui dua cara, yaitu :

                        - Sistem informasi vertikal.

                          Merupakan alat dimana terdapat data yang disalurkan melalui

                          berbagai tingkatan organisasi. Pada hal ini komunikasi dapat terjadi                                   melalui serangkaian perintah yang telah terorganisasi. Sistem informasi                             ini telah dikembangkan oleh manajemen seperti pada kegiatan                                         pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk                           meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan                           pengawasan.

                        - Hubungan-hubungan lateral (harizontal).

                          Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral                                       membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat                           hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.

Macam hubungan lateral, seperti:

a). Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.

b). Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.

c). Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.

d). Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.

e). Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.

f). Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.

3. Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi

Dibeberapa situasi kita tidak dapat melakukan penambahan pengordinasian hal ini dikarekan kurang efektif. Penambahan dapat digunakan apabila sebelumnya kita sudah membuat penyediaan tambahan berbagai sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau pengelompokkan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

- Penciptaan berbagai sumber daya tambahan.

- Penambahan sumber daya dalam hal ini meliputi

- Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

- Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri

Penciptaan tugas ini sangat di perlukan guna mempermudah pekerjaan selain itu Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).

Memelihara Koordinasi

Apabila koordinasi sudah berjalan dengan baik kita wajib untuk memeliharanya karena tidak mudah untuk menciptakan kerjasama yang baik antar individu.

Hal – hal yang harus diperhatikan adalah

- Mengadakan pertemuan resmi (unsur atau unit yang harus dikoordinasikan),

- Mengangkat seseorang, tim, panitia (sebagai koordinator).

- Membuat buku pedoman (berisikan penjelasan tugas masing-masing unit),

- Pimpinan/atasan mengadakan pertemuan-pertemuan informal dengan bawahannya (pemberian bimbingan, konsultasi, dan pengarahan)